Suomen elokuvasäätiön tukihakemusjärjestelmän tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) § 10 ja § 24
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen elokuvasäätiö

2. YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Suomen elokuvasäätiö / Tietosuojavaltuutettu
Kanavakatu 12
00160 Helsinki

puh. (09) 6220 300

tietosuoja@ses.fi

3. REKISTERIN NIMI

Suomen elokuvasäätiön tukihakemusjärjestelmä

4. REKISTERÖIDYT HENKILÖT

Suomen elokuvasäätiön tukiasiakkaat

5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Suomen elokuvasäätiön tukihakemusjärjestelmään kirjautuneen tukiasiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkaan tunnistamiseksi, tukihakemusten käsittelemiseksi ja tuen maksamiseksi sekä säätiön ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käytetään asiakkaan suostumuksella myös tukihakemusprosessiin olennaisesti liittyvän informaation jakamiseen, tukipäätöksistä tiedottamiseen, asiakaspalvelukokemuksen kehittämiseen sekä säätiön tukitoiminnan tilastointiin ja analyysiin.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakkaan perustiedot

• Nimi
• Osoite
• Puhelinnumero(t)
• Sähköpostiosoite
• www-sivut
• Sukupuoli
• Ammatti

Yksilöivät tiedot

• Henkilötunnus
• Pankkitili

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

• Aiemmat tukipäätökset

Mahdolliset muut tiedot

• Työnantajayritys
• Aiemmat projektit
• Asiakkaan itse toimittamat muut mahdolliset tiedot

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakastiedot kerätään asiakkaalta itseltään tukihakemusjärjestelmään kirjautumisen yhteydessä, tukihakemusta jätettäessä ja sitä käsitellessä sekä sopimuksentekovaiheessa. Tiedot kerätään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse tai lomakkeella.

8. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Elokuvasäätiö säilyttää vain tukitoiminnan kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta hävitetään tietoturvallisesti.

9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Suomen elokuvasäätiön työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely voidaan tarvittaessa ulkoistaa osittain myös kolmannelle osapuolelle, jolloin henkilötietojen käsittely voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti varmistetaan sopimuskäytännöin.

Asiakastietoja voidaan siirtää tai luovuttaa asiakkaan suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma- tai tutkimusrekistereihin. Näiden rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Suomen elokuvasäätiö ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimilla tavoilla, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa.

11. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
• toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
• tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

12. REKISTERIN SUOJAUKSEN PEIRAATTEET

Elokuvasäätiön tukihakemusjärjestelmän tietoturvallisuutta sekä henkilötietojen luottamuksellisuutta suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä aktiivisen valvonnan kautta.

Järjestelmää koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa.

Henkilötietoja käsittelevät vain elokuvasäätiön palveluksessa olevat henkilöt, jotka tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

Elokuvasäätiön verkkopalvelun tietoliikenne on salattua ja asiakas tunnistaa kyseisen palvelun osoitteen oikeellisuuden varmenteesta.

13. REKISTERIN TARKASTUSOIKEUS

Asiakkaalla on henkilötietolain 26 – 28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Suomen elokuvasäätiö / Tietosuoja
Kanavakatu 12
00160 Helsinki

tai sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ses.fi.

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa:

Kanavakatu 12
00160 Helsinki

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse tietosuoja@ses.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää säätiötä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tiedotukseen sekä mielipidetutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse tietosuoja@ses.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista asiakasrekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse tietosuoja@ses.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia elokuvasäätiötä siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse antanut rekisterinpitäjälle. Tietojen siirtopyynnöstä tulisi ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse tietosuoja@ses.fi.

Rekisteritietoihin liittyvät kyselyt käsitellään kuukauden kuluessa.

14. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Kaikki elokuvasäätiön tietosuojaselosteet