Päätösprosessin aikajana
Elokuvasäätiön tuotannon tukihakemusten käsittely, arviointi sekä päätösesitysten valmistelu ja päätöstietojen julkaisu vie kaiken kaikkiaan noin 10 viikkoa hakuajan päättymisestä.
Tässä kuvaus siitä, mitä säätiössä tapahtuu päätösprosessin eri vaiheissa:
Viikko 1
Hakuaika päättyy
Hakemuksille nimetään tukiesittelijät ja tieto syötetään järjestelmään. Esityslistat laaditaan tukiesittelijöittäin.
- Tieto tukiesittelijästä näkyy tukihakemuksen tiedoissa noin viikon kuluttua hakuajan päättymisestä.
- Jos elokuva on saanut aikaisemmin tukea elokuvasäätiöstä, nimetään uudelle hakemukselle sama tukiesittelijä kuin aiemmin.
Viikot 2 – 5
Hakemusten käsittely
Yksi tuotannon tukiesittelijä käsittelee yhden hakukierroksen aikana noin 40–60 hakemusta tukiesittelijästä riippuen.
- Tuotantotukipäätösten valmistelusta vastaavat hakemuksiin ja tuotantoprosesseihin perehtyneet tukiesittelijät ja muut tukipäätösten valmistelijat.
- Mikäli hakemusta tulee täydentää käsittelyaikana, tukiesittelijä tai käsittelijä ottaa hakijaan yhteyttä.
- Käsittelyaikana emme anna tietoa päätösesityksestä.
Viikot 6 – 7
Päätösesittelyn valmistelu
Valmisteleva kokous (Valko) ja päätösesittelyn valmistelu elokuvasäätiön hallitukselle.
- Valkoon osallistuvat tukiesittelijöiden ja muiden päätösten valmistelijoiden lisäksi säätiön työjärjestyksessä määrätyt henkilöt sekä elokuvasäätiön johtaja.
- Valkon tarkoituksena on osaltaan varmistaa, että tuettava hanke täyttää valtionavustuksen myöntämisen kriteerit.
- Johtajan tehtävänä Valkossa on varmistaa, että esiteltävät päätökset vastaavat elokuvasäätiön hallituksen hyväksymiä linjauksia, ennen hallituksessa tapahtuvaa päätöksentekoa.
Viikko 8
Hallitus perehtyy esityksiin
Hallitus perehtyy noin 200 päätösesitykseen yhdellä päätöskierroksella.
- Vuosittain hallitus tekee päätöksen yli 1 700 tukihakemuksesta muiden hallituksen tehtävien lisäksi.
- Opetus- ja kulttuuriministeriö nimittää säätiön hallitukseen 5–8 jäsentä kolme kalenterivuotta kestäväksi toimikaudeksi.
Viikko 9
Hallituksen päätöskokous
Hallitus päättää tuotantotukea koskevat valtionavustusasiat tuotantotukiesittelijän esittelystä ja muut valtionavustusasiat elokuvasäätiön johtajan esittelystä.
- Hallituksen päätöskokouksen jälkeen kaikki päätöstiedot syötetään yksitellen tukihakemusjärjestelmään.
- Jokaisesta päätöksestä generoidaan päätöskirje ja ne allekirjoitetaan.
Viikko 10
Päätösten julkaiseminen
Kun hallituksen tekemä tukipäätös on käsitelty säätiössä ja valmis, tieto päätöksestä lähetetään hakijan tiedoissa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
- Päätökset julkaistaan kaikille hakijoille samanaikaisesti, heti kun päätöstiedot on syötetty järjestelmään ja päätöskirjeet allekirjoitettu.
- Päätökset julkaistaan hakuilmoituksessa ilmoitettuun päivään mennessä.
- Halutessaan hakija saa päätöksen perusteet tukiesittelijältä.
- Seuraavat haut avataan mahdollisimman pian, kun tukipäätökset on julkaistu hakijoille.
- Päätöskokouksesta seuraavan haun päättymiseen on aikaa vain 2–3 viikkoa, kesätaukoa lukuun ottamatta.